Kolme allianssia ja tuhansia osaajia – näin osaamiset tuodaan yhteen OYS 2030 -hankkeessa

Oulun yliopistosairaala-alue Kontinkankaalla mullistuu vaiheittain lähivuosina. Käyttöikänsä päässä olevia sairaalarakennuksia puretaan ja niiden tilalle rakennetaan modernin sairaanhoidon tarpeita vastaavia uusia yksiköitä. Vuonna 2030 Oulussa toimii maailman älykkäin sairaala.

Uudella tavalla toimivaa sairaalaa myös rakennetaan uudella, osaajat eri puolelta Suomea yhdistävällä tavalla. Yhteensä 130 000 bruttoneliömetrin uudistamisohjelma toteutetaan kolmen allianssin voimin. Hankkeen parissa on työskennellyt 450 suunnittelijaa ja ohjelman ensimmäisen vaiheen kahden allianssin työmaille on perehdytetty noin 6 000 rakentamisen ammattilaista.

Lisäksi tulevat uusien toimintatapojen ja tilojen suunnitteluun tiivisti osallistuneet käyttäjät: hoitajat, lääkärit ja hallintohenkilöstö. Muun muassa käyttäjälähtöisyytensä ansiosta hanke kilpailee parhaillaan finalistina maailman parhaat sairaalahankkeet palkitsevassa IHF Awards 2023 -kilpailussa.

Hankkeen alkuvaiheen pienessä porukassakin pitää osata katsoa kauemmas ja tehdä valintoja, jotka kantavat hankeorganisaation ja haasteiden kasvaessa. 

Parhaiten tieto saadaan virtaamaan ja ihmiset tuodaan yhteen, kun käytännöistä ja työkaluista on sovittu yhdessä. Näillä periaatteilla olemme päässeet pitkälle:

1. Otetaan toteutuneiden projektien viisaus käyttöön

Kun allianssihanke aloitetaan, aloitetaan yleensä tyhjältä pöydältä. Tietoa hankkeen läpivientiin ryhdytään vasta tuottamaan, ja ihmisiä on alkuvaiheessa vähän. Näin oli OYS 2030 -ohjelmassakin, kun aloitimme parinkymmenen asiantuntijan työryhmänä.

Pienessä porukassa pitää kuitenkin osata katsoa kauemmas ja tehdä valintoja, jotka kantavat organisaation ja haasteiden kasvaessa.

OYS 2030:n kehitysvaiheessa keräsimme hyviä johtamisen ja projektinhallinnan käytäntöjä muista isoista hankkeista. Kävimme tutustumassa kaikkiin tuolloin Suomessa käynnissä olleisiin suurprojekteihin, joiden joukossa mm. Länsimetro ja Helsinki-Vantaan lentoaseman T2-terminaali.  

Tiedon- ja dokumentinhallinnassa on alusta lähtien nojattu metatietoja käyttävään projektipankkiin. Se on pysynyt tärkeimpänä hankeohjauksen työkaluna koko hankkeen läpi.

2. Annetaan kaikille pääsy viimeisimpään tietoon

Avoin tiedon virtaus ja saatavuus on sujuvan yhteistoiminnan perusedellytys. Valittuja tietojärjestelmiä ratkaisevampaa on, että kaikki hankkeen vastuuhenkilöt ovat sitoutuneita käyttämään yhtenäisiä johtamismenetelmiä, käytäntöjä ja työkaluja.

Heti OYSin uudistuksen käynnistyessä tavoitteenamme on ollut vähentää turhaa sähköpostiliikennettä ja keskittää keskustelut tehokkaampaan Teamsiin.

Käyttämämme projektinhallinnan sovellus (Smartsheet) mahdollistaa kaikille reaaliaikaisen pääsyn viimeisimpään tietoon ja siten ajantasaiseen tilannekuvaan. Se toimii tehtävien hallinnan ja päätösten lokikirjana, käsittelee tietoa taulukoitavassa, Excel-yhteensopivassa muodossa, ja korvaa muistioita ja pöytäkirjoja. Näkymiä ja raportteja on kullekin eri päätöksentekotasolle.  

Hankkeen etenemisen myötä sovelluksen käyttö on laajentunut kustannusseurantaan ja -ennusteisiin, ja nyttemmin myös toimintakoeaikatauluihin ja kaapelivetoluetteloihin, joilla seuraamme automaatiotöiden etenemistä suunnittelusta testaukseen asti.

3. Tiedon vakiointi helpottaa käsittelyä ja päätöksentekoa

Määrämuotoiset tehtävälistat ja vakioidut suunnitteluprosessit säästävät aikaa ja helpottavat projektinjohtamista, sen kaikki projektiammattilaiset tietävät. Samat vakiomuotoisuuden edut pätevät myös tiedon virtaukseen.

Isoissa hankkeissa liikkuu valtavat määrät erilaisia dokumentteja ja asiakirjoja. Päätöksentekoon tieto on tärkeä tarjoilla aina saman näköisenä ja yhdenmukaisesti jäsenneltynä.

Määrämuotoisten muistioiden ja raporttien etuna on, että kun asiat löytyvät tiivistettyinä samoista tutuista kohdista, olennaisin tieto on omaksuttavissa nopeasti ja myös puutteet on helppo havaita.

Aikaa säästyy, kun ei ole tarvetta kahlata läpi kaiken kirjavia dokumentteja. Vakiomuotoiset kentät ja asiakirjapohjat tehostavat tiedon käsittelyä ja päätöksentekoa, mutta myös tiedon tuottaminen niihin on tehokkaampaa.

4. Tiedon visualisointi tukee hahmottamista

OYS 2030 -hankkeen komentokeskuksen eli big roomin seinällä Kontinkankaan projektitoimistossa on esillä pelisäännöt, jotka muistuttavat päivittäisen yhteistoiminnan tavoista. Kukaan ei voi jäädä tietämättömäksi siitä, mikä on koko ajan silmien edessä.

Niin sanottu perinteinen lukujärjestys, josta hahmottuu kolmen eri allianssin työryhmien kokousten aikataulutus, on sähköisenä yhteisellä Teams-alustalla. Aikataulujen jakamisella varmistamme, että asiat ja palaverit etenevät oikeassa järjestyksessä, kaikissa kokouksissa on käytettävissä tuorein tarpeellinen tieto ja päällekkäisyydet vältetään. 

Kosketusnäytöt ja erilaiset piirtopinnat auttavat yhteisen ymmärryksen syntymistä erilaisissa fyysisissä ja digitaalisissa työpajoissa. Visualisoimalla asioita voimme paremmin varmistaa, että puhumme kaikki samasta asiasta – yksi kuva vaikkapa hanasta kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.

Koronan aikana siirryimme käyttämään OYS2030-hankkeessa digitaalisia valkotauluja (Lucidspark). Niiden etuna on, että kaikki pystyvät käyttämään samaa taulua paikasta rippumatta, ja aina voidaan jatkaa siitä, mihin viimeksi jäätiin.

Olemme käyttäneet yhdessä tuotettuja aineistoja myös työpajojen dokumentaationa. Valkotaululle piirretyistä kuvista ja sanoista jää yleensä ihmisille parempi muistijälki, kuin kirjoitetuista muistioista.

5. Työympäristön toimivuuteen kannattaa panostaa

Fyysisellä työympäristölläkin on suuri merkitys siihen, miten yhteistyö sujuu. Projektitoimistosta kannattaa tehdä parempi kuin oman yrityksen – tilaajan, urakoitsijan tai suunnittelijan – toimisto on.

Jos halutaan, että projektissa työskentelevät saapuvat tekemään töitä yhdessä, neuvottelupöytä ja oranssit muovijakkarat eivät riitä. Ajanmukaiset työskentelytilat ja työvälineet saavat ihmiset viihtymään projektitoimistolla.

Myös tilojen kalustus ohjaa vuorovaikutuksen tapoja. Jos big roomissa on esimerkiksi pitkä neuvottelupöytä, se johtaa helposti kokousmaiseen työskentelyyn eikä kannusta parhaalla mahdollisella tavalla vapaaseen keskusteluun ja ideoiden vaihtoon. OYS 2030:n big roomissa on useita pienempiä korkeussäädettäviä pöytiä, joiden ympärille kokoonnumme pienemmissä porukoissa.

Allianssihankkeissa, tai yhteistoiminnallisuudessa yleensä, ei toki ole kyse vain työympäristöstä, ohjeista ja sovelluksista, vaan ennen kaikkea ihmisten keskinäisestä luottamuksesta ja yhteisten tavoitteiden jatkamisesta.

Avoin tiedon virtaaminen luo kuitenkin edellytykset toisiin luottavalle projektikulttuurille ja yhteishengelle, ja se ei tapahdu ilman tiedon jakamisen mahdollistavia ja sitä helpottavia pelisääntöjä, työkaluja ja puitteita.

Kirjoittaja Mikko Mäläskä A-Insinöörien rakennuttajapäällikkö, joka vastaa teknisen suunnittelun toteuttamisesta kahdessa allianssissa Oulun yliopistosairaalan uudistamisohjelmassa. Vuoden rakennuttajakonsultiksi 2020 valittu Mäläskä toimii myös aktiivisesti kouluttajana ja vierailevana luennoitsijana.